Publicado em 24 de Setembro de 2019

8 dicas para tornar reuniões mais produtivas



Alguma vez você já se sentou em uma reunião e disse para si mesmo: "que perda de tempo, eu poderia estar fazendo meu trabalho".

Se sua resposta for sim, você não está sozinho. As reuniões ocupam uma quantidade cada vez maior de tempo dos funcionários e executivos, o que tem contribuído para o aumento da jornada de trabalho.

Embora as reuniões possam ser uma estratégia e um processo úteis para compartilhar o progresso do trabalho, gerar novas ideias e conectar-se a outras pessoas, reuniões excessivas e mal administradas podem ter um efeito negativo significativo na produtividade e na motivação dos funcionários

Um estudo da Microsoft mostrou que objetivos pouco claros, falta de comunicação da equipe e reuniões ineficazes estão entre os principais desperdiçadores de tempo que os trabalhadores de todo o mundo dizem que os fazem sentir improdutivos por até um terço de sua semana de trabalho em média.

Aproveitando ao máximo o tempo da sua reunião

Sabemos que é irrealista pensar em cancelar todas as reuniões. No entanto, reduzir significativamente a frequência e a quantidade de tempo gasto nelas pode aumentar a produtividade e a satisfação dos funcionários. Aqui estão 8 dicas para tornar reuniões mais produtivas com ações simples. Confira!


1.Defina objetivos claros.

Uma reunião é efetivamente produtiva se o objetivo proposto foi atingido. Portanto, antes de agendar uma reunião, defina objetivos claros. Pergunte-se a si mesmo: qual problema desejo resolver?, “o que precisa ser discutido na reunião?” ou quais resultados e ações precisam ficar claros ao final da reunião?

 

2.Agende reuniões mais curtas.

Limite a duração da reunião a uma hora, ou menos, se puder. E termine a reunião a tempo, mesmo que a agenda não esteja completa.


3.Crie e distribua a pauta da reunião com antecedência.

Ao enviar o convite da reunião para os integrantes, procure enviar um pequeno resumo sobre os assuntos a serem discutidos, o propósito da reunião e os resultados esperados. Isto ajuda a equipe a já ir pensando em possíveis soluções, fazendo com que o encontro seja mais produtivo e não se perca tempo com explicações.


4.Decida o plano de ação para depois da reunião.

Uma reunião geralmente é realizada para resolver um problema e a resolução disso pode requerer uma série ações e tarefas. Portanto, defina um plano de ação com base nas decisões tomadas, listando todas as tarefas a serem executadas, com seus respectivos responsáveis e prazos de execução.


5. Escolha as pessoas certas com base na pauta da reunião.

Além de limitar o número de participantes, é essencial acertar na escolha de quem irá participar. Pessoas erradas em reuniões erradas prejudicam a discussão e impedem que os objetivos sejam atingidos.

Por isso, ao definir os assuntos a serem tratados, pense quais são as pessoas mais indicadas para tratar de cada um deles. Avalie o conhecimento, a capacidade, a experiência e procure convocar somente as pessoas envolvidas no problema e podem ajudar a resolvê-lo.

 

6. Não realize reuniões de "atualização de status".

Não use reuniões para atualizações ou disseminação de informações que possam ser manipuladas por outros métodos, como e-mail.


7. Comece no horário.

Sempre inicie a reunião a tempo e não permita que os participantes participem após 15 minutos. Também não use tempo para atualizar as chegadas tardias.


8. Coloque um limite no tamanho da reunião.

Limite o número de pessoas envolvidas na reunião para não mais do que 9(nove).


Ao seguir essas dicas, além de tornar reuniões mais produtivas, você e sua equipe irão aproveitar melhor o tempo, estarão mais preparados para discutir cada assunto e uma definição clara dos próximos passos.

Gostou das nossas dicas? Não esqueça de compartilhar com seus colegas.

 




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